Accommodation & Services Coördinator

Geef richting aan tactisch beleid, verbeter dienstverlening en verbind mensen. Zet complexe vraagstukken om in werkbare oplossingen. Word onze schakel!

Functieomschrijving 

Als Accommodation & Services Coördinator ben je de verbindende schakel tussen beleid en uitvoering binnen X. Je ontwikkelt en implementeert tactisch beleid op het gebied van accommodatie, veiligheid en facilitaire dienstverlening. Daarbij werk je nauw samen met het afdelingshoofd, het management van X en externe partners zoals Campus & Real Estate (CRE).

Je bent verantwoordelijk voor:

• Het vertalen van strategische doelen naar tactisch uitvoerbaar beleid.
• Het aansturen en begeleiden van drie operationele teams: Maintenance, Logistics & Production en Scheduling.
• Het initiëren en begeleiden van (proces)verbeteringen binnen de afdeling.
• Het opstellen en actualiseren van veiligheidsbeleid.
• Het vertegenwoordigen van X bij (ver)bouwprojecten en afstemming met externe stakeholders.

Cruciaal in je werk is het verbinden van verschillende disciplines, zowel binnen X (zoals de afdelingen Systems, Products en Communication) als daarbuiten. Jij zorgt dat iedereen dezelfde koers vaart, doelen helder zijn en processen elkaar versterken.

Je wordt onderdeel van een dynamische en internationale werkomgeving, waar je samenwerkt met gemotiveerde en enthousiaste collega’s.

Bij X krijgen studenten de kans om zich buiten de collegezalen op persoonlijk vlak te ontwikkelen. Het aanbod varieert van sport en spel, kunst en ambacht tot reflectie en lifestyle, met voor ieder wat wils. Verschillende groepslessen bieden een toegankelijke manier om nieuwe interesses te ontdekken en een gezonde routine op te bouwen binnen het studentenleven. Inspirerende cursussen creëren ruimte om zich te verdiepen en nieuwe vaardigheden te ontwikkelen die kunnen verrassen. Voor studenten die hun passies willen delen, zijn er tientallen samenwerkende sport- en cultuurverenigingen om bij aan te sluiten. Wie liever zelfstandig speelt of oefent, kan gebruikmaken van de te reserveren ruimtes. Voor een laagdrempelige ervaring zijn er maandelijks uiteenlopende evenementen, en Cafe X biedt een ontspannen ontmoetingsplek met een gevarieerd menu in een gezellige sfeer.

De pijlers Products, Systems en Communication maken gezamenlijk het aanbod van X mogelijk, waar jaarlijks meer dan 19.000 studenten en medewerkers gebruik van maken. Medewerkers van X worden gekenmerkt door hun sterke ambitie om een bijdrage te leveren aan en deel te zijn van de persoonlijke ontwikkeling van anderen in het algemeen en studenten in het bijzonder. Ze hebben daarbij ook oog voor hun eigen persoonlijke ontwikkeling en beschikken over een goed ontwikkeld leervermogen.   

Functie-eisen

Jij bent iemand met strategisch inzicht, maar jouw kracht ligt in het ontwikkelen én uitvoeren van tactisch beleid. Je weet waar de organisatie heen wil, maar begrijpt ook wat er nodig is om die visie concreet te maken op de werkvloer.

Je schakelt moeiteloos tussen beleid, planning en uitvoering, en weet mensen en processen met elkaar te verbinden. Je communiceert helder, bouwt bruggen tussen teams en creëert draagvlak voor verandering.

Je brengt mee:

• HBO werk- en denkniveau, verkregen door opleiding of aantoonbare werkervaring.
• Ervaring in het schrijven en uitvoeren van tactisch beleid.
• Leidinggevende ervaring, bij voorkeur in een dienstverlenende of klantgerichte context.
• Affiniteit met gebouwbeheer, logistiek, veiligheid, BHV of facility management.
• Ervaring met procesoptimalisatie, projectmanagement en samenwerking over afdelingen heen.
• Sterke communicatievaardigheden in zowel Nederlands als Engels.

X TU Delft 

Bij X krijgen studenten de kans om zich buiten de collegezalen op persoonlijk vlak te ontwikkelen. Het aanbod varieert van sport en spel, kunst en ambacht tot reflectie en lifestyle, met voor ieder wat wils. Verschillende groepslessen bieden een toegankelijke manier om nieuwe interesses te ontdekken en een gezonde routine op te bouwen binnen het studentenleven. Inspirerende cursussen creëren ruimte om zich te verdiepen en nieuwe vaardigheden te ontwikkelen die kunnen verrassen. Voor studenten die hun passies willen delen, zijn er tientallen samenwerkende sport- en cultuurverenigingen om bij aan te sluiten. Wie liever zelfstandig speelt of oefent, kan gebruikmaken van de te reserveren ruimtes. Voor een laagdrempelige ervaring zijn er maandelijks uiteenlopende evenementen, en Cafe X biedt een ontspannen ontmoetingsplek met een gevarieerd menu in een gezellige sfeer.

De pijlers Products, Systems en Communication maken gezamenlijk het aanbod van X mogelijk, waar jaarlijks meer dan 19.000 studenten en medewerkers gebruik van maken. Medewerkers van X worden gekenmerkt door hun sterke ambitie om een bijdrage te leveren aan en deel te zijn van de persoonlijke ontwikkeling van anderen in het algemeen en studenten in het bijzonder. Ze hebben daarbij ook oog voor hun eigen persoonlijke ontwikkeling en beschikken over een goed ontwikkeld leervermogen.

Systems

Systems maakt met haar expertise het aanbod van X mede mogelijk. Het team is verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering van X op het gebied van HR, ICT, financiën, inkoop, accommodatiebeheer, planning en procesoptimalisatie. Dat vertaalt zich in de praktijk naar het bieden van stabiele en professionele ondersteuning van de primaire taken van X, in de vorm van (beleids-) kaderstelling, advisering en operationele ondersteuning. Het team bestaat uit ruim 20 vaste medewerkers en wordt aangevuld met studentmedewerkers en stagiaires.

Accommodation & Services beheert de accommodatie en faciliteiten en bestaat uit:

• Maintenance: Onderhoud van gebouw, faciliteiten, schoonmaak en veiligheid (incl. BHV), geleid door een supervisor, met 4 vaste medewerkers.
• Logistics & Production: Facilitaire ondersteuning voor X en diens gebruikers/klanten, geleid door een supervisor, met 5 vaste medewerkers, 20 studentmedewerkers, stagiaires en een vrijwilliger.
• Scheduling: Verantwoordelijk voor het inroosteren van programma-onderdelen, uitgevoerd door 1 vaste medewerker.   

Arbeidsvoorwaarden 

• Het dienstverband is 1 jaar. Tijdelijk met uitzicht op vast. 
• Een functieomvang van 38-40 uur per week. 
• Een salaris dat is gebaseerd op Schaal 10 uit de CAO Nederlandse Universiteiten met salaris tussen €3378 - €5331 bruto per maand op basis van een volledige werkweek (38 uur), plus 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.  
• Een uitstekende pensioenregeling via het ABP. 
• De mogelijkheid om jaarlijks een individueel arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen. 
• Korting bij zorgverzekeraars op aanvullende pakketten. 
• Flexibele werkweek. 
• Jaarlijks 232 verlofuren (bij 38 uur). Via het individueel keuzebudget kun je bovendien verlofuren verkopen of bijkopen. 
• Volop mogelijkheden om opleidingen, trainingen en cursussen te volgen. 
• Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof. 
• Aandacht voor gezond en energiek werken met het vitaliteitsprogramma. 
   

Additionele informatie

Voor inhoudelijke vragen over de functie kun je contact opnemen met Jordy de Jong, Head of Systems, via J.M.deJong-2@tudelft.nl of +31 6 42 90 29 74.

Informatie over X TU Delft is te vinden op www.tudelft.nl/x.

Contactmomenten bij vragen over de procedure Jordy de Jong is de vacaturehouder, maar in verband met vakantie afwezig tot en met 18 augustus.

• Tot en met 1 augustus kun je bij vragen contact opnemen met Sylvia Koene, HR Operations Coördinator, via S.M.Koene@tudelft.nl of +31 6 28 91 48 45.

• Van 4 augustus tot en met 18 augustus is Ricardo Kool, Financial Operations Coördinator, beschikbaar via R.C.Kool@tudelft.nl of +31 6 43 06 64 21.

Sollicitatieprocedure

Spreekt deze functie jou aan? Solliciteer dan uiterlijk 7 september 2025 via de sollicitatiebutton en upload de volgende documenten:

• CV
• Motivatiebrief

Je kunt je sollicitatie richten aan Jordy de Jong.

De selectieprocedure bestaat uit twee gespreksrondes. Een casus kan onderdeel uitmaken van het proces. Voor de uiteindelijke kandidaat volgt een arbeidsvoorwaardengesprek.

Let op:

• Solliciteren gaat eenvoudig online. Sollicitaties die per email en/of post worden verstuurd nemen we niet in behandeling. 
• Een pre-employment screening kan onderdeel zijn van de selectieprocedure. 
• Een kennisveiligheidscheck maakt onderdeel uit van de sollicitatieprocedure. Deze check zal worden uitgevoerd op de laatst overgebleven kandidaten. Voor meer informatie over deze check verwijzen wij u naar hoofdstuk 8 van de ‘National Knowledge Security Guidelines’. Deze check voeren wij uit op basis van de grondslag gerechtvaardigd belang. 
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.