Administratief management assistent

Ben jij adminstratief sterk en werk je graag in een internationale omgeving dan ben jij de collega waar ons team naar op zoek is!

Functieomschrijving

Het managementsupport team van de afdeling Sustainable Design Engineering (SDE) bestaat uit een viertal management assistenten, een onderzoeks-/onderwijsmedewerker en de afdelingssecretaris die leiding geeft aan dit team. Dit gemotiveerde en zeer gewaardeerde team biedt een effectieve ondersteuning aan de wetenschappers, docenten en lab medewerkers van onze afdeling. Het brede takenpakket van het management support team is verdeeld over de medewerkers.

Wij bieden jou een takenpakket met focus op de administratieve ondersteuning van extern gefinancierde projecten die onderzoek mogelijk maken. Dat loopt uiteen van het bijhouden van financiele overzichten en het draaien van rapporten tot het beheren van rapportageplanningen. De diversiteit van al deze werkzaamheden levert een leuke en uitdagende functie op. Je hebt met verschillende mensen te maken, zowel binnen als buiten de afdeling. Houd je van het creëren van overzicht, het bewaken van processen en ben je administratief sterk? Dan ontmoeten we je graag!

Je werkzaamheden bestaan o.a uit.:

• Aanspreekpunt voor financiele vragen alsook vragen die ontstaan bij uitvoering van onderzoeksprojecten
• Adminstratie van (extern) gefinancieerde projecten
• • Ondersteunen bij het opstarten van projecten
  • In de gaten houden van de financiele projectadministratie
  • Planning en organisatie van projectbijeenkomsten
  • Verwerken van diverse informatie tot overzichten
• Beheer van planning voor periodieke evaluatiegesprekken met onderzoekers
• Algemene administrieve ondersteuning van het secretariaat.

Samen met je collega’s vorm je in het secretariaat het primaire aanspreekpunt voor praktische vragen van de medewerkers van onze afdeling. Denk aan vragen over de beschikbaarheid van SDE medewerkers, bestellingen en het regelen van ruimtes. In deze functie werk je ook samen met je collega’s binnen de faculteit zoals management assistenten en de medewerkers van finance.

Voor het goed uitvoeren van deze functie is ervaring met adminstratieve processes en systemen belangrijk. Ervaring met financiele administratie is geen vereiste, maar wel een pre. We zoeken iemand die de functie snel oppakt, en proactief zorgt draagt voor overzicht. Indien nodig zoek je de collega’s op die je kunnen helpen of die jij kunt helpen. Gezien de aard van de werkzaamheden zijn goede communicatieve vaardigheden, accuratesse, procesgericht denken en het op de juiste manier omgaan met vertrouwelijke gegevens voor jou vanzelfsprekend.

Functie-eisen

• Je hebt ervaring met administratieve (financiële) processen
• Je werkt gestructureerd en nauwkeurig en kunt goed overzicht houden
• Meerdere jaren werkervaring in een soortgelijke functie is een pre
• Je leert snel omgaan met nieuwe werkprocessen en systemen
• Je werkt zelfstandig en verzamelt pro-actief benodigde informatie
• Je hebt oog voor organisatorische verhoudingen en culturele verschillen
• Je hebt een afgeronde administratieve/management assistent opleiding op MBO+ niveau
• Goede schriftelijke en mondelinge beheersing van de Nederlandse en Engelse taal is een vereiste
• Je hebt ervaring met MS Office (Outlook, Excel, Word) en SharePoint 

TU Delft

De Technische Universiteit Delft heeft een sterk fundament. Als bouwer van de wereldberoemde Nederlandse waterwerken en pionier in biotech is TU Delft een internationale topuniversiteit die wetenschap, engineering en design combineert. TU Delft staat voor onderwijs, onderzoek en innovatie van wereldklasse om uitdagingen op het gebied van energie, klimaat, mobiliteit, gezondheid en digitale maatschappij aan te gaan. Generaties Delftse ingenieurs hebben bewezen ondernemende probleemoplossers te zijn in bedrijfsleven en in sociale context.

Bij TU Delft omarmen we diversiteit als een van onze kernwaarden en zetten we ons actief in om een universiteit te zijn waar jij je thuis voelt en kunt floreren. We hechten veel waarde aan verschillende perspectieven en kwaliteiten, omdat wij geloven dat dit ons werk innovatiever, de TU Delft-gemeenschap levendiger en de wereld rechtvaardiger maakt. Samen bedenken en ontwikkelen we oplossingen die een positieve invloed hebben op wereldwijde schaal. Daarom nodigen we jou uit om te solliciteren. Je sollicitatie krijgt een eerlijke behandeling.

Challenge. Change. Impact!

Faculteit IO (Industrieel Ontwerpen)

Hoe zorgen we ervoor dat de snelheden van menselijke en technologische ontwikkeling gelijke tred houden? Dat is de focus van de faculteit Industrieel Ontwerpen (IO). Delftse ontwerpers zijn een brug tussen technologische innovatie en de behoeftes van mensen, onze maatschappij en organisaties. Zij ontwerpen hiervoor doelbewuste producten, diensten en systemen. IO is leider in ontwerponderzoek, met toepassingen op gebieden als mobiliteit, duurzaamheid en gezondheid, alsook ontwikkeling van ontwerptools en methodes. Een sterk onderzoeksteam van 350 personen en meer dan 2.000 studenten werken samen in onze kenmerkende hal, laboratoria en studio’s. In nauwe samenwerking met de praktijk, de publieke sector en Ngo’s en met oog op de toenemende complexiteit repeteren wij met ons onderzoek en onderwijs mogelijke toekomstscenario’s.

Klik hier om naar de website van faculteit Industrieel Ontwerpen te gaan.

Arbeidsvoorwaarden

• Een salaris dat is gebaseerd op schaal 7 uit de CAO Nederlandse Universiteiten met een minimum van €2870,00 en een maximum van €3771,00 bruto per maand op basis van een volledige werkweek (38 uur), plus 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Een uitstekende pensioenregeling via het ABP.
• De mogelijkheid om jaarlijks een individueel arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen.
• Korting bij zorgverzekeraars.
• Flexibele werkweek.
• Jaarlijks 232 verlofuren (bij 38 uur). Via het individueel keuzebudget kun je bovendien verlofuren verkopen of bijkopen.
• Volop mogelijkheden om opleidingen, trainingen en cursussen te volgen.
• Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof.
• Aandacht voor gezond en energiek werken met het vitaliteitsprogramma.

Additionele informatie

Voor meer informatie over deze vacature, neem contact op met Matthijs Netten m.p.netten@tudelft.nl

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure, neem contact op met Ioanna Charalampous secretariaat-sde-hr@tudelft.nl

Sollicitatieprocedure 

Heb je interesse in deze vacature? Upload dan uiterlijk op 31/10/2024 jouw motivatie en CV via de knop ‘Solliciteer nu’.

• Solliciteren gaat eenvoudig online. Sollicitaties die per email en/of post worden verstuurd nemen we niet in behandeling.
• Een pre-employment screening kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.