Administratief medewerker

Functieomschrijving

Je bent onder meer verantwoordelijk voor:

Contractbeheer en administratie

• Als administratief medewerker ben je verantwoordelijk voor het gestructureerd opslaan en bijhouden van contracten/schenkingsovereenkomsten, de digitale of fysieke ondertekening daarvan en het verwerken van deze in het CRM-systeem. Daarnaast controleer je of gemaakte afspraken en rapportages worden nagekomen.
• Je ondersteunt ons studentenfonds FAST bij alle administratieve werkzaamheden.

Donateursadministratie

• Je beheert de algemene telefoon, behandelt de inkomende post van Alumnirelaties en Universiteitsfonds Delft en beheert de email box van het Universiteitsfonds. Je bent daarmee het eerste aanspreekpunt voor onze donateurs en daarmee ook het visitekaartje van het Universiteitsfonds.
• Je beantwoordt vragen en geeft informatie aan donateurs, waarbij je proactief afstemt met betrokken collega(‘s).

Financiële administratie

• Je controleert facturen op juiste betaalkenmerken (baancodes/grootboekrekeningnummers en kostenplaatsen) en neemt zo nodig actie om deze te krijgen via de financiële systemen van zowel Administratie TU Delft Holding als TU Delft.
• Je verzorgt en verstuurt betaalverzoeken naar ons administratiekantoor die voortkomen uit bepaalde donaties, funding of contracten.

Ondersteuning donateurswerving

• Je zorgt ervoor dat de donateursgegevens (administratief en financieel) goed in het CRM-systeem staan; dit wil zeggen dat de betalingen die via verschillende manieren binnenkomen, door jou worden verwerkt.
• Bij fondsenwervende campagnes en donateursbijeenkomsten ben je verantwoordelijk voor de administratieve afhandeling. Je verstuurt e-mails, donatieverzoeken, brieven of belt donateurs om hen te bedanken.
   

Functie eisen

• Mbo opleiding in administratie of een vergelijkbare relevante opleiding;
• Minimaal een paar jaar ervaring op een financiële administratie;
• Kennis van wet- en regelgeving omtrent de financiële administratie;
• Goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk in het Nederlands en Engels;
• Affiniteit met de academische wereld en marketing & communicatie is een pre.
• Uitstekende kennis van kantoorsoftware, waaronder Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint), ervaring met financiële systemen (bijvoorbeeld Visma en Basware) en bij voorkeur ook met relatiemanagementsystemen;.
• Sterke organisatorische vaardigheden en oog voor detail.
• Vermogen om zelfstandig te werken en prioriteiten te stellen in een dynamische werkomgeving.
• Nauwkeurigheid en precisie in het uitvoeren van taken.

TU Delft

De Technische Universiteit Delft heeft een sterk fundament. Als bouwer van de wereldberoemde Nederlandse waterwerken en pionier in biotech is TU Delft een internationale topuniversiteit die wetenschap, engineering en design combineert. TU Delft staat voor onderwijs, onderzoek en innovatie van wereldklasse om uitdagingen op het gebied van energie, klimaat, mobiliteit, gezondheid en digitale maatschappij aan te gaan. Generaties Delftse ingenieurs hebben bewezen ondernemende probleemoplossers te zijn in bedrijfsleven en in sociale context.

Bij TU Delft omarmen we diversiteit als een van onze kernwaarden en zetten we ons actief in om een universiteit te zijn waar jij je thuis voelt en kunt floreren. We hechten veel waarde aan verschillende perspectieven en kwaliteiten, omdat wij geloven dat dit ons werk innovatiever, de TU Delft-gemeenschap levendiger en de wereld rechtvaardiger maakt. Samen bedenken en ontwikkelen we oplossingen die een positieve invloed hebben op wereldwijde schaal. Daarom nodigen we jou uit om te solliciteren. Je sollicitatie krijgt een eerlijke behandeling.

Challenge. Change. Impact!
 

Het Universiteitsfonds Delft

Het Universiteitsfonds Delft ondersteunt de TU Delft door bij te dragen aan onderzoek, onderwijs en talentontwikkeling. Wij bevorderen dat de TU Delft tot de wereldtop kan behoren. Wij slaan een brug tussen de TU Delft, haar alumni én bedrijven.

De fondsenwervers van het team Alumnirelaties en  Universiteitsfonds werken samen om het onderzoek, onderwijs en de individuele talentontwikkeling aan de TU Delft kracht bij te zetten. Het bestuur van het Universiteitsfonds bestaat uit vertegenwoordigers van de top van het bedrijfsleven en het college van bestuur van de universiteit zelf.

Met giften van alumni, medewerkers, particulieren, stichtingen en bedrijven die wetenschap een warm hart toedragen, zetten we alles in het werk om talentvolle studenten en wetenschappers in staat te stellen om hun ambities waar te maken en maatschappelijke impact te realiseren.
 

Arbeidsvoorwaarden 

• Het dienstverband is 1 jaar. Tijdelijk met uitzicht op verlenging. 
• Een functieomvang van 30-32 uur per week. 
• Een salaris dat is gebaseerd op Schaal 08 uit de CAO Nederlandse Universiteiten met salaris tussen €3186 - €4255 bruto per maand op basis van een volledige werkweek (38 uur), plus 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.  
• Een uitstekende pensioenregeling via het ABP. 
• De mogelijkheid om jaarlijks een individueel arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen. 
• Korting bij zorgverzekeraars op aanvullende pakketten. 
• Flexibele werkweek. 
• Jaarlijks 232 verlofuren (bij 38 uur). Via het individueel keuzebudget kun je bovendien verlofuren verkopen of bijkopen. 
• Volop mogelijkheden om opleidingen, trainingen en cursussen te volgen. 
• Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof. 
• Aandacht voor gezond en energiek werken met het vitaliteitsprogramma.

Additionele informatie

Wil je meer informatie over de functie en sollicitatieprocedure? Neem dan contact op met Angeline Westbroek, Manager Alumnirelaties, via 06 – 1401 5032 of a.b.m.westbroek@tudelft.nl.

Sollicitatieprocedure

Heb je interesse in deze vacature? Solliciteer dan uiterlijk 5 januari 2025 via de sollicitatiebutton en upload de volgende documenten:

• CV
• Motivatiebrief

Let op:

• Solliciteren gaat eenvoudig online. Sollicitaties die per email en/of post worden verstuurd nemen we niet in behandeling. 
• Een pre-employment screening kan onderdeel zijn van de selectieprocedure. 
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.