Administratief medewerker studentenondersteuningsfonds

Als administratrief expert bij het Studentenondersteuningsfonds heb je een impactvolle baan op de de TU Delft. Ben jij het zelfstandige en nauwkeurige administratietalent dat we zoeken?

Functieomschrijving

Als administratrief medewerker bij het Studentenondersteuningsfonds (voorheen profileringsfonds) heb je een impactvolle baan binnen team Services van de Student Administration van de TU Delft. 

De afdeling Student Administration bestaat uit drie teams die werken aan de toelating en inschrijving van studenten en alle bijbehorende procedures op bijvoorbeeld het gebied van beurzen en collegegeld. Binnen het team Services worden de processen op het gebied van visa, huisvesting en het studentenondersteuningsfonds uitgevoerd. Studenten die studievertraging oplopen door bijvoorbeeld een bestuursjaar, medische omstandigheden of andere bijzondere omstandigheden kunnen bij de TU Delft financiële ondersteuning aanvragen vanuit het studentenondersteuningsfonds. Je werkt in deze rol veel zelfstandig en daarnaast ook in samenwerking met de procesmanager.

Als administratief medewerker bij het studentenondersteuningsfonds bestaan je werkzaamheden onder andere uit:

• Het accuraat verwerken van aanvragen van studenten en toetsing op geldende regelgeving, waarbij je ook complexe vraagstukken oppakt die afwijken van de standaardprocedures.
• Schriftelijke (en mondelinge) communicatie met studenten over hun aanvragen.
• Processen en informatievoorziening analyseren en oplossings- en verbetervoorstellen doen.
• Het voorbereiden van de jaarlijkse aanvragen van verenigingen en het voorlichten over de procedure en regeling.
• De administratieve ondersteuning van de Centrale Commissie Financiële Ondersteuning (CCFO), die tot taak heeft te adviseren over de aanvragen.
• Het vertalen van TU-beleid en wet- & regelgeving naar (vernieuwde) processen.
• Het verzamelen van gegevens voor bijvoorbeeld jaarverslag en bezwaarschriften.

Op de Student Administration werken we procesgericht (lean): we optimaliseren onze processen continu. Hierbij heb je oog voor service, kwaliteit en digital excellence. Een uitdagende baan met veel ruimte om jezelf te ontwikkelen én waarin je de kans krijgt om het proces naar een nog hoger niveau te tillen.

Functie-eisen

• Je hebt een goed ontwikkeld analytisch vermogen, werkt graag zelfstandig en waardeert routine.
• Je bent handig met documentbeheer, Microsoft Excel en Word, en weet hoe je die systemen kunt gebruiken om het aantal handmatige handelingen tot een minimum te beperken.
• Je hebt empathisch vermogen, bent accuraat, en integriteit staat bij jou hoog in het vaandel.
• Je hebt overtuigingskracht, goede sociale en (passende) communicatieve vaardigheden en neemt graag initiatief.
• Je hebt gevoel voor de verschillende belangen van betrokken ketenpartners en haalt plezier uit het gezamenlijk bereiken van Operational Excellence.
• Hbo denk- en werkniveau en een goede mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse en Engelse taal zijn nodig voor deze functie.    

TU Delft

De Technische Universiteit Delft heeft een sterk fundament. Als bouwer van de wereldberoemde Nederlandse waterwerken en pionier in biotech is TU Delft een internationale topuniversiteit die wetenschap, engineering en design combineert. TU Delft staat voor onderwijs, onderzoek en innovatie van wereldklasse om uitdagingen op het gebied van energie, klimaat, mobiliteit, gezondheid en digitale maatschappij aan te gaan. Generaties Delftse ingenieurs hebben bewezen ondernemende probleemoplossers te zijn in bedrijfsleven en in sociale context.

 Bij TU Delft omarmen we diversiteit als een van onze kernwaarden en zetten we ons actief in om een universiteit te zijn waar jij je thuis voelt en kunt floreren. We hechten veel waarde aan verschillende perspectieven en kwaliteiten, omdat wij geloven dat dit ons werk innovatiever, de TU Delft-gemeenschap levendiger en de wereld rechtvaardiger maakt. Samen bedenken en ontwikkelen we oplossingen die een positieve invloed hebben op wereldwijde schaal. Daarom nodigen we jou uit om te solliciteren. Je sollicitatie krijgt een eerlijke behandeling.

Challenge. Change. Impact!

Universiteitsdienst – Education & Student Affairs

Education & Student Affairs (ESA) ondersteunt het onderwijs met het voeren van de onderwijs- en studentenadministratie, coördinatie van het onderwijsbeleid, functioneel beheer onderwijsapplicaties en realisatie monitoring- en management rapportages, het begeleiden en ondersteunen van (buitenlandse) studenten en promovendi, het verzorgen van (didactische) trainingen, het geven van onderwijskundig advies en ondersteuning, en het aanbieden van sport & cultuur activiteiten. ESA bestaat uit de afdelingen Education Service Centre, Academic Services, Information Management en X en telt circa 250 medewerkers. ESA staat binnen de TU Delft bekend om de hoge kwaliteit van haar dienstverlening en kent een proactieve en oplossingsgerichte cultuur.

Arbeidsvoorwaarden 

• Het dienstverband is 1 jaar. Tijdelijk met uitzicht op vast. 
• Een functieomvang van 30-32 uur per week. 
• Een salaris dat is gebaseerd op Schaal 08 uit de CAO Nederlandse Universiteiten met salaris tussen €3186 - €4255 bruto per maand op basis van een volledige werkweek (38 uur), plus 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.  
• Een uitstekende pensioenregeling via het ABP. 
• De mogelijkheid om jaarlijks een individueel arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen. 
• Korting bij zorgverzekeraars op aanvullende pakketten. 
• Flexibele werkweek. 
• Jaarlijks 232 verlofuren (bij 38 uur). Via het individueel keuzebudget kun je bovendien verlofuren verkopen of bijkopen. 
• Volop mogelijkheden om opleidingen, trainingen en cursussen te volgen. 
• Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof. 
• Aandacht voor gezond en energiek werken met het vitaliteitsprogramma. 
   

Additionele informatie

Voor meer informatie over deze vacature kun je contact opnemen met Zoë Visser, team leader Services, via z.n.visser@tudelft.nl of op +316 42284893.

Sollicitatieprocedure

Heb je interesse in deze vacature? Solliciteer dan uiterlijk 6 februari 2025 via de sollicitatiebutton en upload de volgende documenten:

• CV

• Motivatiebrief

Je kunt je sollicitatie richten aan Zoë Visser, Teamleader Services.

Let op:

• Solliciteren gaat eenvoudig online. Sollicitaties die per email en/of post worden verstuurd nemen we niet in behandeling. 
• Een pre-employment screening kan onderdeel zijn van de selectieprocedure. 
• Een kennisveiligheidscheck maakt onderdeel uit van de sollicitatieprocedure. Deze check zal worden uitgevoerd op de laatst overgebleven kandidaten. Voor meer informatie over deze check verwijzen wij u naar hoofdstuk 8 van de ‘National Knowledge Security Guidelines’. Deze check voeren wij uit op basis van de grondslag gerechtvaardigd belang. 
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.