Management Assistent
Ben jij een proactieve management assitent die energie krijgt van organiseren, schakelen en ontzorgen? Zoek jij een veelzijdige functie met veel zelfstandigheid en ruimte voor initiatief?
Functieomschrijving
Als managementassistent (MA) maak je actief deel uit van het MA-team van de afdeling Delft Institute of Applied Mathematics (DIAM). Je vervult samen met de andere managementassistenten een brede ondersteunende rol en draagt bij aan een soepel verloop van de dagelijkse werkzaamheden binnen DIAM. Binnen deze werkzaamheden verleen je ondersteuning aan het Delft High Performance Computing Centre (DHPC) en het TU Delft Institute for Computational Science & Engineering (DCSE), twee organisatorische eenheden binnen DIAM. Je werkt daarbij samen met de secretaris van DHPC/DCSE, en de wetenschappelijk directeuren en collega’s binnen deze eenheden. Je werkt voornamelijk op locatie bij de TU Delft. In overleg is beperkt thuiswerken mogelijk. Vanwege de servicegerichte aard van de functie is zichtbaarheid en fysieke aanwezigheid binnen de afdeling essentieel.
Over DIAM
Delft Institute of Applied Mathematics (DIAM) doet onderzoek en onderwijs in toegepaste wiskunde door wiskundige modellen en methoden te ontwikkelen voor problemen in wetenschap, techniek en andere toepassingen, en levert zo wiskundige oplossingen voor complexe praktische vraagstukken
Over DCSE
Het TU Delft Institute for Computational Science and Engineering richt zich op het aanpakken van belangrijke maatschappelijke en technische vraagstukken. Onderzoekers doen dit door het ontwikkelen en toepassen van wiskundige modellen en computationele technieken.
Over DHPC
Het Delft High Performance Computing Centre biedt met supercomputer DelftBlue wetenschappelijke rekenkracht voor onderzoek en onderwijs, traint studenten en medewerkers en fungeert als kenniscentrum en verbinding naar nationale en Europese infrastructuren.
Functie-eisen
Je organiseert en coördineert je werkzaamheden zelfstandig, maar bent ook altijd bereid collega’s te ondersteunen waar nodig. Daarbij draag je actief bij aan een professionele, gastvrije en inclusieve werkomgeving. Je hebt een proactieve, servicegerichte en accurate werkhouding. Organisatorische kwaliteiten, improvisatievermogen, flexibiliteit en verantwoordelijkheidsgevoel zijn essentieel in deze functie. Je bent probleemoplossend ingesteld, kunt goed omgaan met een druk en afwisselend takenpakket en weet daarbij prioriteiten te stellen en te bewaken. Daarnaast ben je digitaal vaardig in Microsoft 365, maak je je nieuwe systemen en tools snel eigen en werk je nauwkeurig in digitale administratieve omgevingen. Tot slot verwachten wij een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk. Een groot deel van de interne en externe communicatie vindt plaats in het Engels.
Belangrijkste taken en verantwoordelijkheden
Je verricht management- en administratieve werkzaamheden voor de afdeling DIAM en bent breed inzetbaar voor afdelingsbrede en sectiespecifieke ondersteuning, inclusief vervanging bij afwezigheid. Je ondersteunt de afdelingssecretaris en sectieleiders en fungeert als eerste aanspreekpunt voor medewerkers, studenten, (gast)onderzoekers en bezoekers. Je verzorgt agendabeheer, plant en organiseert afspraken en vergaderingen, notuleert overleggen en biedt ondersteuning bij HR-processen en financiële administratie. Daarnaast draag je bij aan een veilige en gezonde werkomgeving en denk je mee over efficiënte werkprocessen. Voor DHPC en DCSE coördineer je zelfstandig cursussen, workshops, bijeenkomsten en evenementen (waaronder de jaarlijkse DelftBlue User Summit), beheer je de websites en verzorg je de nieuwsbrief en LinkedIn-communicatie. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor agendabeheer, verslaglegging (NL/EN), het afhandelen van vragen via de algemene mailboxen en diverse administratieve werkzaamheden, zoals sponsorverzoeken en personele en financiële mutaties. Je fungeert hierbij als eerste aanspreekpunt voor TU-medewerkers en externe contacten.
TU Delft
De Technische Universiteit Delft heeft een sterk fundament. Als bouwer van de wereldberoemde Nederlandse waterwerken en pionier in biotech is TU Delft een internationale topuniversiteit die wetenschap, engineering en design combineert. TU Delft staat voor onderwijs, onderzoek en innovatie van wereldklasse om uitdagingen op het gebied van energie, klimaat, mobiliteit, gezondheid en digitale maatschappij aan te gaan. Generaties Delftse ingenieurs hebben bewezen ondernemende probleemoplossers te zijn in bedrijfsleven en in sociale context.
Bij TU Delft omarmen we diversiteit als een van onze kernwaarden en zetten we ons actief in om een universiteit te zijn waar jij je thuis voelt en kunt floreren. We hechten veel waarde aan verschillende perspectieven en kwaliteiten, omdat wij geloven dat dit ons werk innovatiever, de TU Delft-gemeenschap levendiger en de wereld rechtvaardiger maakt. Samen bedenken en ontwikkelen we oplossingen die een positieve invloed hebben op wereldwijde schaal. Daarom nodigen we jou uit om te solliciteren. Je sollicitatie krijgt een eerlijke behandeling.
Challenge. Change. Impact!
Faculteit Elektrotechniek, Wiskunde en Informatica
De faculteit Elektrotechniek, Wiskunde en Informatica (EWI) verenigt drie wetenschappelijke disciplines. Samen versterken ze elkaar en zijn ze de drijvende kracht achter de technologie die we allemaal in ons dagelijks leven gebruiken. Technologie zoals het elektriciteitsnet, dat duurzaam en toekomstbestendig wordt gemaakt door onze faculteit. Tegelijkertijd ontwikkelen wij de chips en sensoren van de toekomst en leggen wij de basis voor de softwaretechnologieën die op deze nieuwe generatie apparatuur gaan draaien – waaronder natuurlijk AI. Ondertussen verleggen wij de grenzen van de toegepaste wiskunde, bijvoorbeeld door ziekteprocessen in kaart te brengen met informatie over individuele cellen en door met wiskunde gigantische aswolken na een vulkaanuitbarsting te simuleren. Met andere woorden: op de faculteit is volop ruimte voor baanbrekend onderzoek. We leiden innovatieve ingenieurs op en beschikken over uitstekende laboratoria en faciliteiten die onze sterke internationale positie onderstrepen. In totaal werken en studeren meer dan 1000 medewerkers en 4000 studenten in deze innovatieve omgeving.
Klik hier om naar de website van faculteit Elektrotechniek, Wiskunde en Informatica te gaan.
Arbeidsvoorwaarden
- Het dienstverband is 1 jaar Tijdelijk met uitzicht op vast.
- Een functieomvang van 32-38 uur per week.
- Een salaris dat is gebaseerd op Schaal 07 uit de CAO Nederlandse Universiteiten met salaris tussen €3057 - €3985 bruto per maand op basis van een volledige werkweek (38 uur), plus 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.
- Een uitstekende pensioenregeling via het ABP.
- De mogelijkheid om jaarlijks een individueel arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen.
- Korting bij zorgverzekeraars op aanvullende pakketten.
- Flexibele werkweek.
- Jaarlijks 232 verlofuren (bij 38 uur). Via het individueel keuzebudget kun je bovendien verlofuren verkopen of bijkopen.
- Volop mogelijkheden om opleidingen, trainingen en cursussen te volgen.
- Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof.
- Aandacht voor gezond en energiek werken met het vitaliteitsprogramma.
Additionele informatie
Wil je meer informatie over de functie en sollicitatieprocedure? Neem dan contact op met Harriette Aarden, via H.C.J.Aarden@tudelft.nl of Suzan Derks via S.J.M.Derks@tudelft.nl.
Sollicitatieprocedure
Heb je interesse in deze vacature? Solliciteer dan uiterlijk 15 maart 2026 via de sollicitatiebutton en upload de volgende documenten:
- CV
- Motivatiebrief
Je kunt je sollicitatie richten aan Harriette Aarden.
Let op:
- Solliciteren gaat eenvoudig online. Sollicitaties die per email en/of post worden verstuurd nemen we niet in behandeling.
- TU Delft voert in het kader van kennisveiligheid een risicobeoordeling uit bij het werven van personeel. Dit doen wij onder meer om ongewenste overdracht van gevoelige kennis en technologie te voorkomen. De beoordeling gebeurt op basis van informatie die door kandidaat zelf is aangeleverd, zoals de motivatiebrief en het cv. De beoordeling vindt plaats bij de laatst overgebleven kandidaten in het selectieproces. Wanneer de uitkomst van de risicobeoordeling negatief is, dan wordt de kandidaat daarover geïnformeerd. De verwerking van persoonsgegevens in het kader van deze risicobeoordeling vindt plaats op basis van de wettelijke grondslag van de AVG ‘uitvoering van de publieke taak van algemeen belang’. Meer informatie over deze beoordeling vind je op onze website over kennisveiligheid.
- Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.