Management Assistent

Een zelfstandige en teamgerichte baan in een internationale organisatie? Wij zoeken een enthousiaste, proactieve Management Assistent.

Functieomschrijving
Als management Assistent kom je te werken op het afdelingssecretariaat van de afdeling Management in the Built Environment, ofwel MBE, een dynamische plek binnen de afdeling. Met je collega’s biedt je secretariële, administratieve en organisatorische ondersteuning aan de hoogleraren, docenten en onderzoekers. De collega’s van de afdeling komen uit heel de wereld, het is dus belangrijk dat je naast Nederlands ook kan communiceren in het Engels.

Het secretariaat heeft 9 medewerkers die samenwerken in een team. Iedere collega heeft een eigen werkpakket, waarbij je altijd een werkpakket deelt in een duo. We werken op een prettige manier met elkaar samen. Je kan zijn wie je bent en je krijgt wat je nodig hebt om goed te kunnen werken. Je werkt zelfstandig aan jouw werkpakket en bent tegelijkertijd gericht op samenwerking en daardoor ook altijd bereid jouw collega management assistenten te helpen. De afdeling is continu in beweging, we houden ons niet vast aan een vaste werkwijze en zijn vooruitstrevend. We gebruiken graag jouw ideeën om de ondersteuning van onze docenten en onderzoekers te verbeteren.

Je bent het eerste aanspreekpunt voor medewerkers en bezoekers, hierdoor kun je allerlei uiteenlopende vragen verwachten. Je dagelijks werk bestaat uit een zeer divers pakket aan taken: je beheert een of meerdere mailboxen, je plant (complexe) vergaderingen, beheert agenda’s, je bent aanspreekpunt voor een groep collega’s, je organiseert regelmatig kleinere en/of grotere bijeenkomsten, boekt dienstreizen, notuleert vergaderingen (ook Engelstalig) en verzorgt de afhandeling van financiële zaken (inkooporder aanmaken en factuur afhandeling). Daarnaast kan je ook gevraagd worden om mee te werken aan verschillende activiteiten van de afdeling, zoals de kerstlunch en ons jaarlijkse afdelingsuitje.

Ben je benieuwd wat collega Management Assistenten zeggen over hun werk? Bekijk dan eens de interviews op https://www.tudelft.nl/over-tu-delft/werken-bij-tu-delft/management-assistenten. Ook kun je hier virtueel de TUDelft campus bekijken en meer informatie vinden over werken bij TUDelft. 

Functie-eisen

• Je hebt een MBO+ werk- en denkniveau.
• Je hebt ervaring met administratieve werkzaamheden, beheerst MS Office en Outlook en je maakt je andere digitale systemen makkelijk eigen.
• Je bent accuraat, servicegericht, flexibel en probleemoplossend ingesteld en kan goed omgaan met drukte en verliest daarbij de prioriteiten niet uit het oog.
• Een goede mondelinge en schriftelijke beheersing van zowel het Nederlands als het Engels is een vereiste.
• Je bent leergierig. Je ziet het als een uitdaging om samen met het team de afdeling naar een hoger niveau te tillen.
• Een afgeronde secretaresse- of administratieve opleiding en enkele jaren relevante werkervaring is een pre.
  
  Beschik je over een flinke dosis enthousiasme, maar heb je niet het juiste diploma of de juiste werkervaring, dan nodigen we jou ook zeker uit om te solliciteren!

TU Delft

De Technische Universiteit Delft heeft een sterk fundament. Als bouwer van de wereldberoemde Nederlandse waterwerken en pionier in biotech is TU Delft een internationale topuniversiteit die wetenschap, engineering en design combineert. TU Delft staat voor onderwijs, onderzoek en innovatie van wereldklasse om uitdagingen op het gebied van energie, klimaat, mobiliteit, gezondheid en digitale maatschappij aan te gaan. Generaties Delftse ingenieurs hebben bewezen ondernemende probleemoplossers te zijn in bedrijfsleven en in sociale context.

Bij TU Delft omarmen we diversiteit als een van onze kernwaarden en zetten we ons actief in om een universiteit te zijn waar jij je thuis voelt en kunt floreren. We hechten veel waarde aan verschillende perspectieven en kwaliteiten, omdat wij geloven dat dit ons werk innovatiever, de TU Delft-gemeenschap levendiger en de wereld rechtvaardiger maakt. Samen bedenken en ontwikkelen we oplossingen die een positieve invloed hebben op wereldwijde schaal. Daarom nodigen we jou uit om te solliciteren. Je sollicitatie krijgt een eerlijke behandeling.

Challenge. Change. Impact!

Faculteit Bouwkunde

De faculteit Bouwkunde heeft wereldwijd een leidende rol in onderwijs en onderzoek. De drijvende kracht achter het succes van de faculteit is het robuuste onderzoeksprofiel in combinatie met de energie en creativiteit van de studenten en de academische gemeenschap. Het is een bruisende plek waar ruim vierduizend mensen van 's morgens vroeg tot 's avonds laat studeren, werken, ontwerpen, onderzoek doen en kennis vergaren en verspreiden. Onze faculteit heeft een sterke focus op ‘ontwerpgericht onderzoek' dat al enkele jaren wordt erkend en bekroond, met als resultaat een toppositie op de wereldranglijsten. Medewerkers en studenten werken aan de verbetering van de gebouwde omgeving met behulp van een breed scala aan disciplines, waaronder architectonisch ontwerp, stedenbouw, bouwtechnologie, sociale wetenschappen, procesmanagement en geo-informatiewetenschappen. De faculteit werkt nauw samen met andere faculteiten, universiteiten, private partijen en de publieke sector en heeft een uitgebreid netwerk, zowel in Nederland als internationaal.

Klik hier om naar de website van faculteit Bouwkunde te gaan.

Arbeidsvoorwaarden

• Het dienstverband is 1 jaar met uitzicht op vast contract.
• Een functieomvang van 24-32 uur per week.
• Het salaris voor deze functie valt in schaal 7 van de CAO Nederlandse Universiteiten. Deze schaal heeft een minimum van € 2.870,- en een maximum van € 3.771,- bruto per maand op basis van een volledige werkweek (38 uur). Daarnaast ontvang je jaarlijks 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Een uitstekende pensioenregeling via het ABP.
• De mogelijkheid om jaarlijks een individueel arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen.
• Korting bij zorgverzekeraars.
• Flexibele werkweek.
• Jaarlijks 232 verlofuren (bij 38 uur). Via het individueel keuzebudget kun je bovendien verlofuren verkopen of bijkopen.
• Volop mogelijkheden om opleidingen, trainingen en cursussen te volgen.
• Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof.
• Aandacht voor gezond en energiek werken met het vitaliteitsprogramma.

Additionele informatie

Voor inhoudelijke informatie over deze functie neem je contact op met Manja Stalman, office manager secretariaat MBE, tel: 015 278 8704 , e-mail: m.a.stalman@tudelft.nl.

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure neem je contact op met: Paulien Stastra, HR adviseur, e-mail: recruitment-BK@tudelft.nl.

Ben jij onze nieuwe management assistent? Wij ontvangen graag je sollicitatie uiterlijk 20 oktober 2024. Je kunt uitsluitend online solliciteren. 

Sollicitatieprocedure

Om op deze functie te solliciteren, dien je de volgende documenten te uploaden:

• Een sollicitatiebrief en een gedetailleerd cv.
• De namen en contactgegevens van twee referenties.

Let op:

• Solliciteren gaat eenvoudig online. Sollicitaties die per email en/of post worden verstuurd nemen we niet in behandeling.
• Een pre-employment screening kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.