Management Assistent

Kom werken bij QuTech en ondersteun ons bij het realiseren van onze missie: het ontwikkelen van baanbrekende Quantum technologie.  
 

Functieomschrijving

Wat ga je doen?
Wij zoeken een rots in de branding voor onze organisatie. Ben jij een positief ingestelde, flexibele en daadkrachtige regelaar? Kun je complexe agenda’s beheren, ben je proactief en floreer je in een dynamische internationale ad hoc omgeving? Ben je een echte ‘people person’? Dan is deze rol iets voor jou!

Als Management Assistent voor de Divisie Quantum Computing binnen QuTech, ben je de steun en toeverlaat van meerdere Principal Investigators (PI’s, wetenschappelijke groepsleiders). Je helpt hen met hun planning, administratie en ondersteuning die zij nodig hebben (inclusief voor groepsleden).

Verder ben je zowel binnen de organisatie als voor externe relaties het eerste aanspreekpunt en ben je in staat verzoeken en informatie te prioriteren. 

Bovendien ondersteun je de Divisie Coördinator, organiseert je de managementvergaderingen en divisie-bijenkomsten en helpt de Quantum Inspire program director.

Je bent verantwoordelijk voor het verzorgen van administratieve en organisatorische ondersteuning, je taken zijn onder meer:

• Administratieve ondersteuning voor divisie personeel, Divisie Coördinator en divisie management team (bijv. HR, zakenreizen, financiën);
• Verwerken en bijhouden van gegevens in diverse administratieve systemen;
• Organiseren en planning van bijeenkomsten/events/vergaderingen;
• Notuleren van vergaderingen;
• Bewaken van het inkoopproces en de status van bestellingen;
• Onderhouden en updaten van diverse webpagina’s;
• Praktische welkomstondersteuning van nieuwe divisiemedewerkers in het onboardingsproces.
   

Bij QuTech werken we met een team van zeven Management Assistenten, die elk hun eigen taken en verantwoordelijkheden hebben. Als Management Assistent voor de Divisie Quantum Computing, is jouw leidinggevende de Divisie Coördinator. Binnen onze divisie heerst een informele collegiale sfeer en we organiseren regelmatig sociale activiteiten. Vanwege de internationale werkomgeving communiceer je veel in het Engels.

Functie-vereisten

Wie zoeken wij?
We zijn op zoek naar een enthousiaste, zelfstandige en daadkrachtige collega. Je bent een teamspeler, communicatief sterk en haalt voldoening uit het leveren van goede ondersteuning. Je bent stressbestendig en schakelt makkelijk tussen verschillende werkzaamheden, waarbij je het overzicht weet te bewaren. Als expert op jouw vakgebied ben je nauwkeurig, servicegericht, collegiaal en tactvol.

Verder beschik je over:

• Een relevante opleiding (MBO+/HBO) en minstens 5 jaar ervaring als Management;
• Assistent in een veeleisende internationale omgeving;
• Een goede beheersing van o.m. Microsoft Office;
• Een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal;
• Een Europees paspoort of een Nederlands werkvisum.

TU Delft

De Technische Universiteit Delft heeft een sterk fundament. Als bouwer van de wereldberoemde Nederlandse waterwerken en pionier in biotech is TU Delft een internationale topuniversiteit die wetenschap, engineering en design combineert. TU Delft staat voor onderwijs, onderzoek en innovatie van wereldklasse om uitdagingen op het gebied van energie, klimaat, mobiliteit, gezondheid en digitale maatschappij aan te gaan. Generaties Delftse ingenieurs hebben bewezen ondernemende probleemoplossers te zijn in bedrijfsleven en in sociale context.

Bij TU Delft omarmen we diversiteit als een van onze kernwaarden en zetten we ons actief in om een universiteit te zijn waar jij je thuis voelt en kunt floreren. We hechten veel waarde aan verschillende perspectieven en kwaliteiten, omdat wij geloven dat dit ons werk innovatiever, de TU Delft-gemeenschap levendiger en de wereld rechtvaardiger maakt. Samen bedenken en ontwikkelen we oplossingen die een positieve invloed hebben op wereldwijde schaal. Daarom nodigen we jou uit om te solliciteren. Je sollicitatie krijgt een eerlijke behandeling.

Challenge. Change. Impact!

QuTech

QuTech is een missie-gedreven onderzoeksinstituut van de Technische Universiteit Delft en TNO. Samen werken we aan een radicaal nieuwe technologie met wereld-veranderend potentieel. Onze missie: het ontwikkelen van schaalbare prototypes van een quantumcomputer en een inherent veilig quantuminternet, op basis van de fundamentele wetten van de quantummechanica.

Om deze ambitieuze doelen te bereiken, brengen wij wetenschappers, ingenieurs en de industrie bijeen in een inspirerende omgeving. Samen bouwen wij aan de quantum toekomst, omdat wij geloven dat quantumtechnologie een ‘gamechanger’ kan zijn in vele sectoren, waaronder gezondheid, landbouw, klimaat en veiligheid.

De onderzoeks- en engineeringactiviteiten van QuTech worden uitgevoerd in drie divisies: Quantum Computing, Quantum Internet en Qubit Research.

Onze divisies en ondersteunende teams omvatten 220 FTE en meer dan 300 nieuwsgierige mensen en we verwelkomen graag een nieuwe technische collega die ons enthousiasme deelt!

Wil je een voorproefje van wat QuTech doet? Neem alvast een kijkje bij QuTech of bekijk onze laatste successen.
 

Arbeidsvoorwaarden 

• Het dienstverband is 1 jaar  Tijdelijk met uitzicht op vast. 

• Een functieomvang van 32-38 uur per week. 
• Een salaris dat is gebaseerd op Schaal 08 uit de CAO Nederlandse Universiteiten met salaris tussen €3186 - €4255 bruto per maand bruto per maand op basis van een volledige werkweek (38 uur), plus 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.  
• Een uitstekende pensioenregeling via het ABP. 
• De mogelijkheid om jaarlijks een individueel arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen. 
• Korting bij zorgverzekeraars op aanvullende pakketten. 
• Flexibele werkweek. 
• Jaarlijks 232 verlofuren (bij 38 uur). Via het individueel keuzebudget kun je bovendien verlofuren verkopen of bijkopen. 
• Volop mogelijkheden om opleidingen, trainingen en cursussen te volgen. 
• Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof. 
• Aandacht voor gezond en energiek werken met het vitaliteitsprogramma.

Additionele informatie

Voor meer inhoudelijke informatie over deze functie kun je contact opnemen met Monica Bulacu, Divisie Coördinator Quantum Computing via M.I.Bulacu@tudelft.nl

Voor vragen over de procedure kun je contact opnemen met onze Senior Recruiter Audrey Monje via A.Monje@tudelft.nl.
 

Sollicitatieprocedure

Heb je interesse in deze vacature? Solliciteer dan uiterlijk 1 December 2024 via de sollicitatiebutton en upload de volgende documenten:

• CV
• Motivatiebrief

Let op:

• Solliciteren gaat eenvoudig online. Sollicitaties die per email en/of post worden verstuurd nemen we niet in behandeling. 
• Een pre-employment screening kan onderdeel zijn van de selectieprocedure. 
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.