Managementassistent Afdeling Engineering Systems and Services

Ben jij die onmisbare schakel in onze internationale wetenschappelijke afdeling?

Functieomschrijving

Wij zoeken een ervaren managementassistent die graag initiatief neemt en energie krijgt van het soepel laten verlopen van processen.

Je ondersteunt onze wetenschappers, promovendi en studenten met alles wat ze nodig hebben op secretarieel en administratief vlak en beantwoordt hun zeer uiteenlopende vragen.

Samen met vijf andere managementassistenten binnen de afdeling vorm je een hecht team dat staat voor kwaliteit. Je komt terecht in een internationale setting waar geen dag hetzelfde is, en waar jouw talent echt verschil maakt.Je komt te werken voor de afdeling Engineering Systems and Services (ESS). Binnen deze afdeling zul je met name werken voor de sectie Energy and Industry (E&I), een groep van gepassioneerde onderzoekers en docenten die werkt aan de energietransitie en verduurzaming van de industrie.

Als managementassistent verricht je zelfstandig diverse secretariële, administratieve en ondersteunende werkzaamheden in de breedste zin van het woord:

• Dagelijkse ondersteuning van de sectieleider, hoogleraren en een aantal universitair (hoofd)docenten.
• Administratief regelen van indiensttredingen en personele mutaties.
• Plannen en organiseren van afspraken, vergaderingen, bijeenkomsten en evenementen (zoals workshops en symposia).
• Catering regelen, reizen boeken.
• Ondersteuning van internationale medewerkers en gasten voor en na aankomst in Nederland (bij o.a. huisvesting).
• Wegwijs maken van nieuwe medewerkers.
• Vraagbaak voor medewerkers, studenten en externen.

Je werkt nauw samen met je collega-managementassistenten binnen het secretariaat van zowel de sectie als de afdeling en je vervangt elkaar bij afwezigheid. Je draagt met verbetervoorstellen bij aan het optimaal functioneren van het secretariaat.

Functie-eisen

Herken je jezelf in het onderstaande profiel, dan ben je van harte welkom om te solliciteren op deze functie:

• Je hebt een afgeronde administratieve/secretaresse opleiding en een MBO+/HBO werk- en denkniveau.
• Je hebt meerdere jaren werkervaring in een soortgelijke functie.
• Je herkent prioriteiten, kunt schakelen tussen verschillende bezigheden en je blijft het overzicht en de samenhang zien.
• Je hebt ervaring met MS Office, en gevoel voor administratieve softwarepakketten en databases.
• Je bent in staat om zowel zelfstandig als in teamverband te werken.
• Je hebt oog voor mensen, culturele verschillen en organisatorische verhoudingen.
• Je hebt een servicegerichte en collegiale instelling.
• Je bent zelfstandig, proactief, verantwoordelijk, flexibel inzetbaar, gastvrij, en nauwgezet.
• Schriftelijke en mondelinge beheersing van de Nederlandse en Engelse taal is een belangrijke vereiste.
• Ervaring elders binnen de TU Delft of een andere universiteit is een pré.

TU Delft

De Technische Universiteit Delft heeft een sterk fundament. Als bouwer van de wereldberoemde Nederlandse waterwerken en pionier in biotech is TU Delft een internationale topuniversiteit die wetenschap, engineering en design combineert. TU Delft staat voor onderwijs, onderzoek en innovatie van wereldklasse om uitdagingen op het gebied van energie, klimaat, mobiliteit, gezondheid en digitale maatschappij aan te gaan. Generaties Delftse ingenieurs hebben bewezen ondernemende probleemoplossers te zijn in bedrijfsleven en in sociale context.
 

Bij TU Delft omarmen we diversiteit als een van onze kernwaarden en zetten we ons actief in om een universiteit te zijn waar jij je thuis voelt en kunt floreren. We hechten veel waarde aan verschillende perspectieven en kwaliteiten, omdat wij geloven dat dit ons werk innovatiever, de TU Delft-gemeenschap levendiger en de wereld rechtvaardiger maakt. Samen bedenken en ontwikkelen we oplossingen die een positieve invloed hebben op wereldwijde schaal. Daarom nodigen we jou uit om te solliciteren. Je sollicitatie krijgt een eerlijke behandeling.
 

Challenge. Change. Impact!

Arbeidsvoorwaarden 

• Het dienstverband is 1 jaar Tijdelijk met uitzicht op vast. 
• Een functieomvang van 30-40 uur per week. 
• Een salaris dat is gebaseerd op Schaal 07 uit de CAO Nederlandse Universiteiten met salaris tussen €3057 - €3985 bruto per maand op basis van een volledige werkweek (38 uur), plus 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.  
• Een uitstekende pensioenregeling via het ABP. 
• De mogelijkheid om jaarlijks een individueel arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen. 
• Korting bij zorgverzekeraars op aanvullende pakketten. 
• Flexibele werkweek. 
• Jaarlijks 232 verlofuren (bij 38 uur). Via het individueel keuzebudget kun je bovendien verlofuren verkopen of bijkopen. 
• Volop mogelijkheden om opleidingen, trainingen en cursussen te volgen. 
• Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof. 
• Aandacht voor gezond en energiek werken met het vitaliteitsprogramma.

Additionele informatie
Voor meer informatie over deze vacature, neem contact op met Ilse Oonk, afdelingssecretaris ESS, i.oonk@tudelft.nl.

Sollicitatieprocedure
Heb je interesse in deze vacature? Solliciteer dan uiterlijk 30 Oktober 2025 via de sollicitatiebutton en upload de volgende documenten:

• CV
• Motivatiebrief

Je kunt je sollicitatie richten aan Ilse Oonk, afdelingssecretaris ESS.

Let op:

• Solliciteren gaat eenvoudig online. Sollicitaties die per email en/of post worden verstuurd nemen we niet in behandeling.
• TU Delft voert in het kader van kennisveiligheid een risicobeoordeling uit bij het werven van personeel. Dit doen wij onder meer om ongewenste overdracht van gevoelige kennis en technologie te voorkomen. De beoordeling gebeurt op basis van informatie die door kandidaat zelf is aangeleverd, zoals de motivatiebrief en het cv. De beoordeling vindt plaats bij de laatst overgebleven kandidaten in het selectieproces. Wanneer de uitkomst van de risicobeoordeling negatief is, dan wordt de kandidaat daarover geïnformeerd. De verwerking van persoonsgegevens in het kader van deze risicobeoordeling vindt plaats op basis van de wettelijke grondslag van de AVG ‘uitvoering van de publieke taak van algemeen belang’. Meer informatie over deze beoordeling vind je op onze website over kennisveiligheid. 
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.