Medewerker Onderwijsadministratie

Help als administratief medewerker onderwijsadministratie bij de TU Delft om de individuele studieprogramma's en diplomering van onze studenten te administreren.

Functieomschrijving

De medewerker onderwijsadministratie (Study Programme Officer) is een functie voor een echte administratieve duizendpoot die nauwkeurig werkt en moeiteloos tussen allerlei verschillende werkzaamheden schakelt zonder daarbij het overzicht te verliezen.

Je komt te werken in het team Study Programme Administration (SPA). Dit backoffice team zorgt voor de administratie van alle studieprogramma's van individuele studenten, waaronder ook minors en samenwerkingsprogramma's met partneruniversiteiten. Het team SPA bestaat uit circa 35 medewerkers die op een gecentraliseerde locatie op de campus werken en over drie kantoorruimtes verspreid zijn. Deels thuis werken behoort tot de mogelijkheden.

In deze backoffice functie registreer je per student, conform de reglementen van de opleidingen, het examenprogramma en welke keuzevakken of individuele overgangsprogramma’s hij of zij volgt én verwerk je de besluiten die examencommissies hebben genomen. Ook handel je tijdig examenaanvragen af en zorg je voor een examenboek, diploma's en diplomasupplementen. De piek ligt hierbij tussen de maanden juni en oktober.

Je signaleert mogelijke onvolkomenheden in de administratieve processen en doet daarvoor verbetervoorstellen. Daarnaast is het beantwoorden van vragen (voornamelijk via e-mail) van studenten en (facultaire) collega’s over studievoortgang, diplomering, regelingen en procedures onderdeel van je dagelijkse werk. Kortom, een echte administratieve en gevarieerde functie in een fijn team.

Het Education Service Centre (ESC) is verantwoordelijk voor de onderwijs- en studentenadministratie, waaronder toelating, inschrijving, cijferregistratie en studievoortgang van studenten. Ook ondersteunt het de onderwijslogistieke processen van de TU, zoals het registreren en roosteren van curricula, (digitale) tentaminering en onderwijshuisvesting.

Het ESC heeft ongeveer 100 medewerkers die werkzaam zijn in vier teams: Contact Centre, Student Administration, Study Programme Administration en Education Logistics.

Functie-eisen

• Je hebt aantoonbaar MBO werk- en denkniveau en een goed ontwikkeld analytisch vermogen.
• Je werkt zeer nauwkeurig en hebt ruime werkervaring op administratief gebied. Ervaring binnen een onderwijsinstelling is een pré
• Je hebt overtuigingskracht, goede sociale en communicatieve vaardigheden en neemt graag initiatief.
• Je bent sterk in het plannen en organiseren van je werk, je hebt teamspirit en je kunt goed samenwerken.
• TU Delft is een internationale organisatie. Een goede mondelinge en schriftelijke beheersing van zowel de Nederlandse als de Engelse taal is daarom nodig voor deze functie.

Herken je jezelf in het profiel, dan ben je van harte welkom om te solliciteren op deze functie. 

TU Delft

De Technische Universiteit Delft heeft een sterk fundament. Als bouwer van de wereldberoemde Nederlandse waterwerken en pionier in biotech is TU Delft een internationale topuniversiteit die wetenschap, engineering en design combineert. TU Delft staat voor onderwijs, onderzoek en innovatie van wereldklasse om uitdagingen op het gebied van energie, klimaat, mobiliteit, gezondheid en digitale maatschappij aan te gaan. Generaties Delftse ingenieurs hebben bewezen ondernemende probleemoplossers te zijn in bedrijfsleven en in sociale context.

Bij TU Delft omarmen we diversiteit als een van onze kernwaarden en zetten we ons actief in om een universiteit te zijn waar jij je thuis voelt en kunt floreren. We hechten veel waarde aan verschillende perspectieven en kwaliteiten, omdat wij geloven dat dit ons werk innovatiever, de TU Delft-gemeenschap levendiger en de wereld rechtvaardiger maakt. Samen bedenken en ontwikkelen we oplossingen die een positieve invloed hebben op wereldwijde schaal. Daarom nodigen we jou uit om te solliciteren. Je sollicitatie krijgt een eerlijke behandeling.

Challenge. Change. Impact!

Universiteitsdienst – Education & Student Affairs

Education & Student Affairs (ESA) ondersteunt het onderwijs met het voeren van de onderwijs- en studentenadministratie, coördinatie van het onderwijsbeleid, functioneel beheer onderwijsapplicaties en realisatie monitoring- en management rapportages, het begeleiden en ondersteunen van (buitenlandse) studenten en promovendi, het verzorgen van (didactische) trainingen, het geven van onderwijskundig advies en ondersteuning, en het aanbieden van sport & cultuur activiteiten. ESA bestaat uit de afdelingen Education Service Centre, Academic Services, Information Management en X en telt circa 250 medewerkers. ESA staat binnen de TU Delft bekend om de hoge kwaliteit van haar dienstverlening en kent een proactieve en oplossingsgerichte cultuur.

Arbeidsvoorwaarden 

• Het dienstverband is 1 jaar. Tijdelijk met uitzicht op vast. 

• Een functieomvang van 22-24 uur per week. 

• Een salaris dat is gebaseerd op Schaal 07 uit de CAO Nederlandse Universiteiten met salaris tussen €2899 - €3809 bruto per maand op basis van een volledige werkweek (38 uur), plus 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.  

• Een uitstekende pensioenregeling via het ABP. 

• De mogelijkheid om jaarlijks een individueel arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen. 

• Korting bij zorgverzekeraars op aanvullende pakketten. 

• Flexibele werkweek. 

• Jaarlijks 232 verlofuren (bij 38 uur). Via het individueel keuzebudget kun je bovendien verlofuren verkopen of bijkopen. 

• Volop mogelijkheden om opleidingen, trainingen en cursussen te volgen. 

• Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof. 

• Aandacht voor gezond en energiek werken met het vitaliteitsprogramma. 

Additionele informatie

Wil je meer informatie over de functie en sollicitatieprocedure? Voor meer informatie over deze vacature kun je contact opnemen met Nick van Geer, teamleider Study Programme Administration, via 06-42 21 03 44 of via N.vanGeer@tudelft.nl. 

Sollicitatieprocedure

De sollicitatieprocedure bestaat uit twee rondes, gevolgd door een arbeidsvoorwaardengesprek voor de geselecteerde kandidaat. In de week van 2 t/m 6 juni ontvang je bericht of je wordt uitgenodigd voor een eerste gesprek, dat plaatsvindt op dinsdag 10 juni. De tweede gespreksronde is ingepland op donderdag 19 juni.

Wacht niet met solliciteren tot de sluitingsdatum, ook vóór de sluitingsdatum kunnen er al gesprekken worden gevoerd.

    
Heb je interesse in deze vacature? Solliciteer dan uiterlijk 1 juni 2025 via de sollicitatiebutton en upload de volgende documenten:

• CV
• Motivatiebrief

Je kunt je sollicitatie richten aan Nick van Geer.

Let op:

• Solliciteren gaat eenvoudig online. Sollicitaties die per email en/of post worden verstuurd nemen we niet in behandeling. 
• Een pre-employment screening kan onderdeel zijn van de selectieprocedure. 
• Een kennisveiligheidscheck maakt onderdeel uit van de sollicitatieprocedure. Deze check zal worden uitgevoerd op de laatst overgebleven kandidaten. Voor meer informatie over deze check verwijzen wij u naar hoofdstuk 8 van de ‘National Knowledge Security Guidelines’. Deze check voeren wij uit op basis van de grondslag gerechtvaardigd belang. 
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.