Procesmanager Study Programme Administration

Wil jij werken bij de beste universiteit van Nederland? Draag jij bij aan een optimaal draaiende onderwijsadministratie van de TU Delft?

Functieomschrijving 

Als procesmanager onderwijsadministratie bij TU Delft sta jij samen met je collega’s voor kwaliteit en dienstverlening. Je bent eindverantwoordelijk voor de kwaliteit van de uitvoering van de processen rondom onze onderwijsadministratie. Denk hierbij onder andere aan het zorgen voor een tijdige en juiste uitvoering van onderwijslogistieke- en studievoortgangsprocessen zoals de cijferadministratie, examenprogramma's en BSA.

Je monitort, analyseert, adviseert, implementeert, evalueert en zorgt voor inzicht in de stand van zaken, evenals de risico’s en kansen. Je gaat graag en pro-actief in gesprek met onze ketenpartners en klanten om processen te optimaliseren, bijvoorbeeld als beleidswijzigingen vanuit het ministerie of vanuit onze eigen universiteit hierom vragen. Je initieert en begeleidt op een gestructureerde wijze verbetertrajecten.

Samen met de drie andere procesmanagers binnen de afdeling Study Programme Administration (SPA) zorg je voor de functionele aansturing van de betrokken medewerkers en haal je plezier uit het optimaliseren van processen en resultaten. Je denkt actief mee in en bent inhoudelijk nauw betrokken bij diverse relevante projecten binnen de TU Delft. Door de ontwikkelingen in onderwijsland, de wensen van onze ketenpartners en de ambities van de TU Delft is en blijft deze functie volop in beweging. Je rapporteert aan de manager SPA.

Functie-eisen

• Je hebt hbo+ niveau, een aantal jaren relevante ervaring binnen een grote organisatie en ervaring met procesmanagement (Lean);
• Je bent sterk in het analyseren en beschrijven van (knelpunten in) processen en bent in staat om gevolgen van wijzigingen (beleid, ambities, harmonisering) voor werkwijzen, bemensing, procedures en kosten inzichtelijk te maken;
• Je haalt energie uit het functioneel aansturen van en samenwerken van medewerkers;
• Je bent sterk in het analyseren en beschrijven van (knelpunten in) processen en bent in staat om gevolgen van wijzigingen (beleid, ambities, harmonisering) voor werkwijzen, bemensing, procedures en kosten inzichtelijk te maken en eventuele verbeteringen te implementeren;
• Je bent goed in het scheiden van hoofd- en bijzaken waarbij luisteren en de juiste vragen stellen essentieel zijn;
• Je hebt gevoel voor de verschillende belangen van betrokken ketenpartners / stakeholders en weet deze partners op de juiste wijze te betrekken en te verbinden zonder het overkoepelende TU Delft belang uit het oog te verliezen;
• Je bent inhoudelijk sterk en in staat om de resultaten van je werk helder te formuleren in bijvoorbeeld voorstellen en rapportages en deze te bespreken binnen je team, met proceseigenaren, ketenpartners en stakeholders;
• Je bent resultaatgericht, stressbestendig, nieuwsgierig, zorgvuldig, flexibel en je kunt goed luisteren, en je spreekt en schrijft goed Nederlands en Engels.

TU Delft 

De Technische Universiteit Delft heeft een sterk fundament. Als bouwer van de wereldberoemde Nederlandse waterwerken en pionier in biotech is TU Delft een internationale topuniversiteit die wetenschap, engineering en design combineert. TU Delft staat voor onderwijs, onderzoek en innovatie van wereldklasse om uitdagingen op het gebied van energie, klimaat, mobiliteit, gezondheid en digitale maatschappij aan te gaan. Generaties Delftse ingenieurs hebben bewezen ondernemende probleemoplossers te zijn in bedrijfsleven en in sociale context. 

Bij TU Delft omarmen we diversiteit als een van onze kernwaarden en zetten we ons actief in om een universiteit te zijn waar jij je thuis voelt en kunt floreren. We hechten veel waarde aan verschillende perspectieven en kwaliteiten, omdat wij geloven dat dit ons werk innovatiever, de TU Delft-gemeenschap levendiger en de wereld rechtvaardiger maakt. Samen bedenken en ontwikkelen we oplossingen die een positieve invloed hebben op wereldwijde schaal. Daarom nodigen we jou uit om te solliciteren. Je sollicitatie krijgt een eerlijke behandeling. 

Challenge. Change. Impact! 

Universiteitsdienst – Education & Student Affairs 

Education & Student Affairs (ESA) ondersteunt het onderwijs met het voeren van de onderwijs- en studentenadministratie, coördinatie van het onderwijsbeleid, functioneel beheer onderwijsapplicaties en realisatie monitoring- en management rapportages, het begeleiden en ondersteunen van (buitenlandse) studenten en promovendi, het verzorgen van (didactische) trainingen, het geven van onderwijskundig advies en ondersteuning, en het aanbieden van sport & cultuur activiteiten. ESA bestaat uit de afdelingen Education Service Centre, Academic Services, Information Management en X en telt circa 250 medewerkers. ESA staat binnen de TU Delft bekend om de hoge kwaliteit van haar dienstverlening en kent een proactieve en oplossingsgerichte cultuur. 

Arbeidsvoorwaarden 

• Het dienstverband is 1 jaar. Tijdelijk met uitzicht op vast. 
• Een functieomvang van 32-40 uur per week. 
• Een salaris dat is gebaseerd op Schaal 11 uit de CAO Nederlandse Universiteiten met salaris tussen €4537 - €6209 bruto per maand op basis van een volledige werkweek (38 uur), plus 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.  
• Een uitstekende pensioenregeling via het ABP. 
• De mogelijkheid om jaarlijks een individueel arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen. 
• Korting bij zorgverzekeraars op aanvullende pakketten. 
• Flexibele werkweek. 
• Jaarlijks 232 verlofuren (bij 38 uur). Via het individueel keuzebudget kun je bovendien verlofuren verkopen of bijkopen. 
• Volop mogelijkheden om opleidingen, trainingen en cursussen te volgen. 
• Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof. 
• Aandacht voor gezond en energiek werken met het vitaliteitsprogramma. 
   

Additionele informatie

Wil je meer informatie over de functie en sollicitatieprocedure? Neem dan contact op met Jasmijn van Ooy, Manager Study Programme Administration, via 06-41230900 of via j.vanooy@tudelft.nl.

Sollicitatieprocedure

Heb je interesse in deze vacature? Solliciteer dan uiterlijk 9 maart 2025 via de sollicitatiebutton en upload de volgende documenten:

• CV
• Motivatiebrief

Je kunt je sollicitatie richten aan Jasmijn van Ooy, Manager Study Programme Administration. De intentie is om de sollicitatiegesprekken te houden op 20 en 27 maart 2025.  

Let op:

• Solliciteren gaat eenvoudig online. Sollicitaties die per email en/of post worden verstuurd nemen we niet in behandeling. 
• Een pre-employment screening kan onderdeel zijn van de selectieprocedure. 
• Een kennisveiligheidscheck maakt onderdeel uit van de sollicitatieprocedure. Deze check zal worden uitgevoerd op de laatst overgebleven kandidaten. Voor meer informatie over deze check verwijzen wij u naar hoofdstuk 8 van de ‘National Knowledge Security Guidelines’. Deze check voeren wij uit op basis van de grondslag gerechtvaardigd belang. 
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.