Tijdelijke Management-/ Office Assistent voor 16-24 uur per week

Op zoek naar een kans om ervaring op te doen als managementassistent? Dit is jouw moment! Een afwisselende rol in een internationaal team, ideaal voor starters of herintreders. Solliciteer nu!

Functieomschrijving 

Ben jij klaar om je carrière te lanceren? Wij zoeken een enthousiaste managementassistent voor een uitdagende opdracht van vijf maanden opdracht (circa 24 uur per week) ter vervanging van zwangerschapsverlof. Of je nu net van school komt of na een pauze, bijvoorbeeld door het ouderschap, weer de arbeidsmarkt betreedt: deze functie biedt jou de perfecte kans om praktijkervaring op te doen in een internationale omgeving.

Samen met je collega's speel je een cruciale rol in het ondersteunen van de afdeling. Er is veel te doen en geen dag is bij ons hetzelfde. Het takenpakket is afwisselend, waardoor je volop de kans krijgt om ervaring op te doen en jezelf verder te ontwikkelen. De taakverdeling en prioritering gebeuren in onderling overleg met je collega's. Na afstemming voer je zelfstandig taken uit, toon je initiatief bij werkzaamheden die op je pad komen en bewaak je de voortgang met betrekking tot acties en deadlines. Zo ben jij een onmisbare schakel binnen ons team en op onze afdeling.

Je krijgt een zelfstandige functie in teamverband, met als belangrijkste werkzaamheden:

• Je bent het aanspreekpunt voor medewerkers, studenten, gasten en externen.
• Je helpt binnenkomende wetenschappers uit verschillende landen zich snel in Delft thuis te voelen door de juiste informatie te verschaffen (mondeling en schriftelijk in het Nederlands en Engels).
• Je bent (mede) verantwoordelijk voor administratieve bedrijfsprocessen, onder andere op het gebied van personele zaken (aanstellingen en mutaties) en financieel-administratieve zaken (bestellingen plaatsen en facturen verwerken).
• Je schakelt continu met belanghebbenden, diensten en het managementteam om dagelijkse uitdagingen op te lossen.
• Je behandelt telefoongesprekken, correspondentie/e-mails, reisaanvragen en ontvangt bezoekers.
• Je ondersteunt het management bij agendabeheer, organiseert werkbesprekingen en maakt notulen.
• Je ondersteunt bij belangrijke evenementen en activiteiten van de afdeling, zoals seminars, workshops en diverse netwerkbijeenkomsten.
• Je zorgt ervoor dat alle documentatie van afstudeerders correct wordt verwerkt en dat zij op tijd hun diploma’s ontvangen (vooral tijdens de zomermanden).

Je komt te werken op de afdeling Biomechanical Engineering (BMechE), een van de afdelingen van de faculteit Mechanical Engineering (ME). BMechE coördineert onderwijs- en onderzoeksactiviteiten binnen werktuigbouwkunde en medische instellingen en werkt daarvoor zowel intern als extern samen met diverse organisaties. BMechE bestrijkt gebieden zoals biomaterialen en medische instrumenten.

Het TU Delft secretaressenetwerk organiseert regelmatig leerzame en leuke activiteiten, waardoor je op een eenvoudige manier wegwijs raakt binnen de TU Delft. Wij beschouwen ons team als collegiaal en laagdrempelig, en we hopen dat jij je hier snel thuis zult voelen.

Functie-eisen

Zie jij jezelf deze rol met plezier en goed invullen? Dan herkennen we in jou de volgende competenties:

• Je hebt minimaal MBO (+) werk- en denkniveau;
• Je bent pro-actief en hebt een flexibele instelling;
• Je hebt organisatie- en improvisatietalent;
• Je bent communicatief vaardig zowel in het Nederlands als in het Engels (schriftelijk en mondeling);
• Je bent zorgvuldig en integer, kunt goed omgaan met mensen en vertrouwelijke informatie;
• Je bent nieuwsgierig, onderzoekend en hebt het vermogen om digitale/automatiseringsprocessen zelfstandig te verkennen en te gebruiken;
• Als professional weet je respectvol inhoudelijke feedback te geven, te ontvangen en te benutten.
• ‘Last but not least’ schakel je snel van de ene naar de andere taak en gedijt goed bij die afwisseling in je werk.

TU Delft 

De Technische Universiteit Delft heeft een sterk fundament. Als bouwer van de wereldberoemde Nederlandse waterwerken en pionier in biotech is TU Delft een internationale topuniversiteit die wetenschap, engineering en design combineert. TU Delft staat voor onderwijs, onderzoek en innovatie van wereldklasse om uitdagingen op het gebied van energie, klimaat, mobiliteit, gezondheid en digitale maatschappij aan te gaan. Generaties Delftse ingenieurs hebben bewezen ondernemende probleemoplossers te zijn in bedrijfsleven en in sociale context. 

Bij TU Delft omarmen we diversiteit als een van onze kernwaarden en zetten we ons actief in om een universiteit te zijn waar jij je thuis voelt en kunt floreren. We hechten veel waarde aan verschillende perspectieven en kwaliteiten, omdat wij geloven dat dit ons werk innovatiever, de TU Delft-gemeenschap levendiger en de wereld rechtvaardiger maakt. Samen bedenken en ontwikkelen we oplossingen die een positieve invloed hebben op wereldwijde schaal. Daarom nodigen we jou uit om te solliciteren. Je sollicitatie krijgt een eerlijke behandeling. 

Faculteit Mechanical Engineering 

Van chip tot schip. Van machine tot mens. Van idee naar oplossing. Vanuit de wil om de omgeving te begrijpen en te achterhalen welke mechanismen daaraan ten grondslag liggen, richten onderzoek en onderwijs zich op fundamenteel begrip, ontwerp, productie, toepassing en verbetering van producten, materialen, processen en (mechanische) systemen. 

De faculteit ME is een dynamische en innovatieve faculteit met een internationale scope en high-tech lab-faciliteiten. Omdat we zo groot en veelzijdig zijn, kunnen we unieke dwarsverbanden leggen en vakgebieden combineren. Dit vindt zijn weerslag in uitstekend en modern onderwijs dat studenten opleidt tot maatschappelijk betrokken en verantwoordelijke ingenieurs en onderzoekers. De kennis en inzichten die we opdoen, vertalen we in oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken, bijdragen aan een duurzame samenleving en aan de ontwikkeling van welvaart en welzijn. Dat is wat ons verbindt in grensverleggend onderzoek, inspirerend onderwijs en (inter)nationale samenwerking. 

Klik hier om naar de website van faculteit Mechanical Engineering te gaan. 

Arbeidsvoorwaarden 

• Het dienstverband is 5 maanden Tijdelijk. 
• Een functieomvang van 16-24 uur per week. 
• Een salaris dat is gebaseerd op Schaal 07 uit de CAO Nederlandse Universiteiten met salaris tussen €2899 - €3809 bruto per maand op basis van een volledige werkweek (38 uur), plus 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.  
• Een uitstekende pensioenregeling via het ABP. 
• De mogelijkheid om jaarlijks een individueel arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen. 
• Korting bij zorgverzekeraars op aanvullende pakketten. 
• Flexibele werkweek. 
• Jaarlijks 232 verlofuren (bij 38 uur). Via het individueel keuzebudget kun je bovendien verlofuren verkopen of bijkopen. 
• Volop mogelijkheden om opleidingen, trainingen en cursussen te volgen. 
• Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof. 
• Aandacht voor gezond en energiek werken met het vitaliteitsprogramma. 
   

Additionele informatie

Vanwege zwangerschapsverlof zoeken wij een tijdelijke managementassistent ter ondersteuning van onze afdeling. Het betreft een parttime functie voor de duur van vijf maanden.

Wil je meer informatie over de functie en sollicitatieprocedure? Neem dan contact op met Tamas Simon, via recruitment-me@tudelft.nl.

Sollicitatieprocedure

Heb je interesse in deze vacature? Solliciteer dan uiterlijk 7 maart 2025 via de sollicitatiebutton en upload de volgende documenten:

• CV
• Motivatiebrief

De eerste gesprekken zouden plaatsvinden op woensdag 12 maart.

Je kunt je sollicitatie richten aan Tamas Simon.

Let op:

• Solliciteren gaat eenvoudig online. Sollicitaties die per email en/of post worden verstuurd nemen we niet in behandeling. 
• Een pre-employment screening kan onderdeel zijn van de selectieprocedure. 
• Een kennisveiligheidscheck maakt onderdeel uit van de sollicitatieprocedure. Deze check zal worden uitgevoerd op de laatst overgebleven kandidaten. Voor meer informatie over deze check verwijzen wij u naar hoofdstuk 8 van de ‘National Knowledge Security Guidelines’. Deze check voeren wij uit op basis van de grondslag gerechtvaardigd belang. 
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.